Dicas para seu evento

Saiba como operacionalizar um evento

Criado em 18/05/2009 - 10h56 | Atualizado em 19/05/2009 - 15h03

Primeiramente é preciso escolher a equipe de profissionais da empresa que ficará responsável pela organização de todas as etapas que antecedem o evento. Esta equipe pode ou não ficar responsável também pela participação no próprio evento e coordenar as atividades pós-evento, ou ainda eleger outras equipes para estas duas tarefas. Eis uma lista de itens que vão auxiliar no planejamento do seu evento.

Pense com antecedência

Faça uma reunião de planejamento estratégico do evento. Certifique-se que há um grupo de pessoas que será responsável pelo seu desenvolvimento e notifique os departamentos da empresa que estarão direta e indiretamente envolvidos no evento. Assegure-se que haverá um grupo de profissionais da empresa envolvidos com as atividades de preparação para o evento. Uma boa regra é usar a publicidade interna para motivar a participação dos funcionários e colaboradores na preparação do evento.

Crie Parcerias

Por vezes é útil pedir a colaboradores e fornecedores importantes que apoiem o evento. Eles podem sugerir idéias, ajudar na organização prática e logística ou, mesmo, oferecer pessoal para ajudar. Assegure-se que todos estão bem interados do evento e da mensagem a ser transmitida. É importante, sempre partilhar as informações e documentos.

Colete informações previamente

Normalmente a participação em um evento como uma Feira ou Exposição exige a preparação com um mínimo de 6 a 8 meses de antecedência (o que nem sempre acontece). É preciso reservar o espaço para o stand, fazer uma lista de fornecedores de materiais, equipamentos e insumos, pagar as taxas municipais e contratar uma montadora para o stand. O tempo médio de desenvolvimento de um projeto de stand varia entre 60 e 180 dias, tempo necessário para que os arquitetos possam criar uma ambiente prático e representativo do conceito que a empresa pretende veicular no evento. Faça reuniões semanais com todos os membros da equipe de planejamento e quinzenais com fornecedores e a própria montadora.

Equipamentos

Pense no equipamento e faça arranjos com antecedência. Computadores, telões, ar condicionado, refrigeradores e outros equipamentos para locação, devem ser planejados com antecedência e devem ser definidos durante a fase de projeto do stand.

Investimento

A participação em um evento frequentemente demanda mais verba do que aquela inicialmente planejada. Isto se torna mais frequente na medida em que ocorrem falhas no planejamento. Sendo assim, faça uma longa lista de itens a serem custeados, para ter uma noção melhor de quanto custará a participação no evento. Destine verbas para itens principais como: Custeio do espaço na Feira, Taxas e impostos, Montagem do Stand, Locação de equipamentos, Custeio do pessoal que trabalhará no evento, Transporte de materiais, Alimentação, Propaganda, Retirada de materiais e Atividades pós-evento.

E não esqueça que alguns pavilhões, onde são realizadas feiras e exposições são quentes e abafados, enquanto outros são climatizados. Por isto, a escolha de uma boa solução em refrigeração deve levar em consideração o uso de um bom equipamento de ar condicionado e a Locadora Mantovani possui equipamentos portáteis, de janela, split, self-contained e rooftop para uso em stands desde 3 m2 até grandes espaços de negócios. Tudo para tornar seu evento o maior sucesso.